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• 總則

第一條 為規(guī)范人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，有效的保護和利用檔案，使之科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，更好地為集團各項工作服務(wù)，按照干部《人事檔案工作條例》及市委組織部、市人社部門人事檔案管理相關(guān)文件精神，結(jié)合集團實際情況，特制定本管理制度。
第二條 人事檔案工作是集團組織人事工作的重要組成部分，它是為貫徹執(zhí)行集團戰(zhàn)略、方針、政策服務(wù)的，是全面考察和正確選拔員工的重要依據(jù)。
第三條 本制度適用于除集團領(lǐng)導(dǎo)班子外，集團中層管理人員及本部所有正式員工。集團各子公司參照本制度執(zhí)行，并設(shè)置人事檔案專干。集團人力資源部負(fù)責(zé)指導(dǎo)、檢查、考核子公司人事檔案工作。
 

• 管理職責(zé)

第四條 人事檔案管理部門的職責(zé)：
（一）負(fù)責(zé)制定、修改和完善人事檔案管理制度；
（二）負(fù)責(zé)本制度在各子公司實施執(zhí)行的具體指導(dǎo)和監(jiān)督檢查；
（三）負(fù)責(zé)實行分級分類管理，集團中層管理人員及本部正式員工人事檔案由集團統(tǒng)一進行管理；
（四）人事檔案管理具體工作內(nèi)容如下：
1）收集、鑒別和整理檔案材料；
2）辦理檔案的查閱、借閱、審核和轉(zhuǎn)遞手續(xù)；
3）為有關(guān)部門提供檔案信息情況及有關(guān)材料；
4）做好人事檔案的安全、保密、保護工作；
5）辦理人事檔案有關(guān)的其他事宜。
第五條 人事檔案管理人員工作要求和職責(zé)
（一）堅持四項基本原則，認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)文件與政策，努力提高政治思想水平；
（二）熱愛本職工作，熟練掌握專業(yè)知識，不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作能力；
（三）嚴(yán)格執(zhí)行保密守則，不向無關(guān)人員泄露員工人事檔案內(nèi)容；
（四）貫徹執(zhí)行國家及上級主管部門檔案管理工作的方針、政策及有關(guān)條例，管理好集團的人事檔案，接受上級的監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)；
（五）負(fù)責(zé)集團人事檔案信息的維護與管理，負(fù)責(zé)檔案材料的收集、鑒別、整理、轉(zhuǎn)遞、保管和提供查（借）閱等工作；
（六）確保員工人事檔案的安全保管，防止各類事故的發(fā)生。
 

• 人事檔案內(nèi)容

第六條 員工人事檔案正本的內(nèi)容和分類：
第一類  履歷材料：個人簡歷表，各類人員登記表；
第二類  自傳材料；報告?zhèn)€人有關(guān)事項的材料；
第三類  考察、考核、鑒定材料：鑒定（含自我鑒定），定期考核材料，年度考核登記表，調(diào)動、任免的考核材料等，工作調(diào)動、轉(zhuǎn)業(yè)等鑒定材料；
第四類  評定崗位技能和學(xué)歷材料：指國家教委認(rèn)可的學(xué)歷、學(xué)位及學(xué)習(xí)成績，專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定的考核、審批材料，畢業(yè)生登記表，選拔留學(xué)生審查登記表，創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作及有重大影響的論文目錄；培訓(xùn)內(nèi)容、考試成績以及“培訓(xùn)證書”復(fù)印件等材料；
第五類  政審材料：指入黨入團、應(yīng)征入伍等各類政審材料及更改民族、年齡、國籍、參加工作時間的組織審查意見，上級批復(fù)以及所依據(jù)的證明材料；
第六類  參加及退出中國共產(chǎn)黨、共青團及民主黨派的材料：入黨入團志愿書、申請書、轉(zhuǎn)正報告，取消預(yù)備黨員及黨員資格的材料，退團材料，中國共產(chǎn)黨黨員登記表，加入民主黨派的有關(guān)材料；
第七類  獎勵材料：包括科技、業(yè)務(wù)及政治等方面的獎勵材料；
第八類  處分材料：處分決定、查證核實報告、上級批復(fù)及個人提供的有關(guān)材料，法院刑事審判工作中形成的判決書等材料；
第九類  錄用、任免、聘用（含勞動合同書）、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)工資、保險福利待遇、出國、退（離）休、退職、各種代表會代表登記表等材料；
第十類  其他可供組織參考的材料：體檢表、評殘材料、法院審判的離婚判決書，員工逝世后的有關(guān)材料，非正常死亡的調(diào)查報告及相關(guān)材料。
第七條 員工人事檔案副本的內(nèi)容：
第一類的近期履歷材料；
第三類的主要鑒定、干部考核材料；
第四類的學(xué)歷、學(xué)位、及專業(yè)技術(shù)職務(wù)的材料；
第五類的重要政歷材料；
第七類的獎勵材料；
第八類的處分材料；
第九類的任免、工資、待遇、出國審批材料。
其他類別如有重復(fù)的材料，也可歸入副本。


第四章 檔案的整理
第八條 整理員工人事檔案，必須做到檔案材料認(rèn)真鑒別，分類準(zhǔn)確，材料齊全，編排有序，目錄清楚，裝訂整齊，達到每卷檔案完整、真實、條理、精練、實用的要求。
第九條 每卷檔案材料應(yīng)根據(jù)材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系和材料之間的銜接或材料的形成時間排序，并在每份材料的右上角上編寫類別號和順序號，在其右下角編寫頁碼。
第十條 檔案材料排序的方法：
（一）按檔案材料形成時間排序的有第一、二、三、四、七、九、十類：
（二）按檔案材料內(nèi)容主次關(guān)系排序的有第五、六、八類。其中第五類及第八類應(yīng)將同一件事的結(jié)論性材料排在前；第六類材料，入團志愿書應(yīng)排在入團其他材料之前，入黨志愿書應(yīng)排在入黨其他材料之前，先排入團后排入黨材料。
第十一條 檔案材料目錄是查閱檔案內(nèi)容的索引，要認(rèn)真進行編寫，具體要求如下：
（一）題目與材料相符，過長的可簡化，但要反映材料的主要內(nèi)容，無題目的可自行擬題目；
（二）材料形成時間一般采用材料形成的最后落款時間；
（三）檔案材料頁碼按圖書編頁法進行編頁，每面為一頁，已印有頁碼的材料應(yīng)如數(shù)填寫。
第十一條 人事檔案材料和目錄采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙型，材料左邊應(yīng)留有25mm的裝訂邊。不得使用圓珠筆、鉛筆、熒光筆、水彩筆、純藍或紅色墨水及復(fù)寫紙書寫。
 
第五章 檔案的收集、保管
第十二條 員工所在單位組織人事部門對職工進行考察、考核、培訓(xùn)、獎懲等所形成的材料要及時收集，整理立卷，保持檔案的完整。
第十三條 立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實、準(zhǔn)確、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。
第十四條 檔案卷皮、目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格應(yīng)統(tǒng)一使用國家有關(guān)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。
第十五條 嚴(yán)禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。對違反規(guī)定者，應(yīng)視情節(jié)輕重，嚴(yán)肅處理。
第十六條 檔案管理人員在以下幾個時間節(jié)點特別需要做好人事檔案資料的歸檔工作。
1、新員工報到時
新員工報到后，收齊并審核新入職員工的所有手續(xù)、證件、資料后，統(tǒng)一裝入新建的檔案盒內(nèi)，并在檔案盒側(cè)邊書寫上檔案盒編號（同員工的勞動合同編號相同）、員工姓名，辦理入職手續(xù)后七個工作日，將以下檔案、證件和資料進行歸檔。
（1）《產(chǎn)投集團員工基本情況登記表》（須本人簽字確認(rèn)，提交一張一寸的彩色照片）；
（2）身份證（雙面都印在同一頁上，A4紙）、學(xué)歷證、學(xué)位證及其他相關(guān)資質(zhì)證件的復(fù)印件；
（3）如該員工有原單位需原單位開具離職證明；
（4）《勞動合同》。
2、員工辦理離職手續(xù)時
組織人事部門在辦完員工離職手續(xù)后，將離職相關(guān)資料裝入該員工的檔案內(nèi)，必須裝入的資料有：
（1）該員工的書面離職申請書（辭職報告）；
（2）《離職審批表》。
3、集團對員工進行表彰或處罰時，需要歸檔的資料必須第一時間歸檔。
第十七條 每年一季度按集團制度對上一年的人事檔案進行整理、組卷。
第十八條 在整理過程中,不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料。
第六章 檔案的查（借）閱規(guī)定
第十九條 查（借）閱事由
1、集團黨委和組織人事部門因干部考察、任免、調(diào)動、政治審查、組織處理、入黨入團、出國（境）、退（離）休、福利待遇、治喪等組織人事工作。
2、辦理案件；
3、辦理社會保險、公證；
4、因工作需要進行的編史修志、撰寫大事記或人物傳記、舉辦展覽或紀(jì)念活動等。
第二十條 查（借）閱手續(xù)
１、查（借）閱單位必須填寫《查（借）閱干部人事檔案審批表》（詳見附件一），不得憑借介紹信查閱干部人事檔案。
2、查（借）閱本單位管理的人事檔案，要健全審批手續(xù)和填寫《人事檔案查（借）閱登記表》（詳見附件二），須持《查（借）閱干部人事檔案審批表》和本人身份證件。
3、凡查（借）閱員工人事檔案，查（借）閱單位應(yīng)派中共黨員干部到檔案室查閱，并嚴(yán)格遵守保密制度。
第二十一條 查（借）閱注意事項
１、查（借）閱人事檔案只限在檔案室，閱檔過程中不得寫劃、涂改、拆散、抽出、增添、污損檔案內(nèi)容。
２、注意保密，不得與無關(guān)人員談?wù)摶蛐孤稒n案內(nèi)容。
３、未經(jīng)批準(zhǔn)，不得復(fù)制檔案材料；查檔摘抄或復(fù)印的材料應(yīng)辦理登記手續(xù)，且不得給無關(guān)人員傳看，用后由查閱單位存檔或登記銷毀。
第七章 中層干部人事檔案的審核
第二十二條 組織人事部門應(yīng)當(dāng)堅持對中層管理人員“凡提必審”、“凡進必審”，在干部動議、考察、任職前公示、錄用、聘用、遴選、選調(diào)、交流，人才引進，軍隊轉(zhuǎn)業(yè)（復(fù)員）安置，檔案轉(zhuǎn)遞、接收等環(huán)節(jié)，嚴(yán)格按照有關(guān)政策和標(biāo)準(zhǔn)，及時做好人事檔案審核工作。
第二十三條 中層管理人員人事檔案審核應(yīng)當(dāng)在全面審核檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，重點審核干部的出生日期、參加工作時間、入黨時間、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、干部身份、家庭主要成員及重要社會關(guān)系、專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）、學(xué)術(shù)評鑒、獎懲等基本信息，審核檔案內(nèi)容是否真實、檔案材料是否齊全、檔案材料記載內(nèi)容之間的關(guān)聯(lián)性是否合理以及是否有影響干部使用的情形等。
第二十四條 中層管理人員人事檔案審核中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定及時進行整改和處理。涉及干部個人信息重新認(rèn)定的，應(yīng)當(dāng)及時通知干部本人。 凡發(fā)現(xiàn)檔案材料或者信息涉嫌造假的，組織人事部門等應(yīng)當(dāng)立即查核，未核準(zhǔn)前，一律暫緩考察或者暫停任職、錄用、聘用、調(diào)動等程序。
 
第八章  檔案的轉(zhuǎn)遞
第二十五條 員工調(diào)動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，工作交接并辦清所有手續(xù)后，如無特殊情況，所在單位應(yīng)在一個月內(nèi)將檔案交其新的工作單位或其戶口所在地的勞動（組織、人事）部門。
第二十六條 轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定：
（一）通過機要交通或派專人送取，不準(zhǔn)交本人自帶。
（二）對轉(zhuǎn)出的檔案，必須進行密封，并填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》（詳見附件三）。
（三）對轉(zhuǎn)出的檔案材料，應(yīng)齊全，不得扣留或分批轉(zhuǎn)出。
（四）接收單位收到檔案經(jīng)核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)單上簽名蓋章，并將回執(zhí)單立即退回。逾期一個月轉(zhuǎn)出單位未收到回執(zhí)應(yīng)及時催問，以防檔案丟失。
附件一：
長沙市產(chǎn)投集團查（借）閱人事檔案登記表

申請查閱單位			查借類別	查（ ） 借（ ）
查閱人姓名			職    務(wù)
查（借） 閱 何人檔案			被查（借）閱人 工作單位 及職務(wù)
檔案查（借）閱時間：      年    月   日			檔案查（借）閱歸還時間：      年    月   日
查（借）閱的理由及主要問題：
檔案管理部門負(fù)責(zé)人意見：                                                                          年   月   日
檔案管理部門分管領(lǐng)導(dǎo)意見：                                                                             年   月   日
備  注	查借類別中，根據(jù)需要在所需類別中劃“√”； 查（借）閱檔案需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)在意見欄中簽字。